Fünf Menschen sind mehr als die Zahl Fünf

2004, mein erstes Projekt nach dem Studium. Ich hatte meine Diplomarbeit über Wissensmanagement geschrieben und durfte es direkt danach bei Siemens im SAP-Helpdesk einführen. Beim Blick in die Länder fiel mir etwas auf, das ich zuerst für einen Irrtum hielt: Die Helpdesk-Teams arbeiteten überall an denselben Problemen. Vierzehn Länder, dieselben Fragen, dieselben Schmerzen. Und vierzehn verschiedene Lösungen, jede einzeln erfunden, jede einzeln gepflegt.

Ich war Anfänger genug, das nicht normal zu finden. Also habe ich angefangen, die Verantwortlichen zusammenzubringen. Aus ein paar Gesprächen wurde ein Netzwerk, aus dem Netzwerk eine feste Community der Führungskräfte aus diesen vierzehn Ländern. Wir haben koordiniert, was vorher vierzehnfach parallel lief: gleiche Themen, gemeinsame Werkzeuge, geteilte Erfahrungen. Menschen aus unterschiedlichsten Kulturkreisen und Wissensständen, jeder mit eigener Motivation dabei. Was mich bis heute prägt: Wir haben aus dieser Runde mehr herausgeholt, als jeder Einzelne hineingegeben hat. Am Ende wurde aus der freiwilligen Community eine offizielle, weltweite Organisationsform. Der Student, der ich damals war, hätte das nie für möglich gehalten.

Warum ich das ausgerechnet 2026 erzähle? Weil mein Feed täglich dieselbe Frage verhandelt: Ersetzt KI den Menschen? Nach diesem Projekt, und nach mehr als zwei Jahrzehnten in der IT, halte ich das für die falsche Frage. In einer guten Runde sind fünf Menschen mehr als die Zahl Fünf. Erfahrung, Wissen und Ideen fließen zu etwas zusammen, das keiner allein mitgebracht hat. Umgekehrt gilt es leider auch: Ohne Austausch sind vierzehn Standorte weniger als vierzehn, weil jeder dieselben Fehler noch einmal macht.

Woran hängt KI im Mittelstand wirklich?

Die Zahl der Woche passt dazu. Zwei der drei größten KI-Hürden in deutschen Unternehmen sind Menschen-Themen: fehlendes Know-how (53 Prozent) und fehlendes Personal (51 Prozent); die dritte ist rechtliche Unsicherheit (ebenfalls 53 Prozent). Befragt wurden 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (Bitkom, Sommer 2025). Über Technik sagt diese Zahl wenig. Sie sagt: Der Engpass sitzt bei den Menschen und in der Organisation.

Genau deshalb wundert mich der schlechte Ruf des Wissensmanagements nicht, und er ärgert mich trotzdem. Die meisten Projekte sind damals nicht an der Idee gestorben, sondern am manuellen Pflegen: dokumentieren, strukturieren, aktualisieren, alles Handarbeit neben dem Tagesgeschäft. Heute kann KI genau diesen Teil übernehmen. Sie dokumentiert mit, hält Struktur und Kontext sauber und macht Wissen auffindbar, ob es in Mails, Ablagen oder Köpfen entstanden ist. Übrig bleibt der Teil, der schon damals den Wert erzeugt hat: Menschen, die teilen, sich vernetzen und aufeinander aufbauen.

Der naheliegende Einwand: Schöne Konzerngeschichte, aber mein Betrieb hat 60 Leute und keine vierzehn Länder. Einverstanden. Nur läuft dort dasselbe Muster, bloß kleiner. Der Vertrieb beantwortet eine Frage, die der Service letzte Woche schon gelöst hat. Zwei Standorte bauen dieselbe Excel. Ein Angebot entsteht zum dritten Mal von Null. Kurze Wege sind Ihr Vorteil gegenüber jedem Konzern, aber nur, wenn das Wissen sie auch geht.

Was heißt das für Ihre nächsten 90 Tage?

Drei Schritte, keiner braucht einen Berater.

1. Eine Stunde mit einem Blatt Papier: Wo beantwortet Ihr Haus dieselbe Frage mehrfach, wo wird dasselbe Problem an zwei Stellen gleichzeitig gelöst?

2. Einen Tisch: Bringen Sie die Beteiligten einmal an einen Tisch, quer über Abteilungen, ohne Hierarchie im Raum. Mehr braucht ein Anfang nicht.

3. Dokumentation an die KI: Geben Sie den Dokumentationsteil an KI ab, damit das Teilen niemanden Zeit kostet.

Die Frage aus Schritt eins können Sie unverändert in Ihre nächste Führungsrunde weiterreichen.

Und falls Sie sich fragen, was aus dem Staunen von 2004 geworden ist: Es ist geblieben. Nur staune ich heute seltener darüber, was Gruppen von Menschen schaffen, und öfter darüber, wie viele Betriebe diese Kraft brachliegen lassen. Die Frage ist nicht, ob KI Menschen ersetzt. Die Frage ist, ob wir ihr endlich die Arbeit geben, die Menschen bisher vom Zusammenarbeiten abgehalten hat.

Welches Problem löst Ihr Unternehmen gerade zum zweiten Mal, ohne es zu wissen?

Diese Kolumne erscheint jeden Mittwoch. Ich arbeite seit 2002 in der IT, habe Konzernteams geführt und war selbst Geschäftsführer eines Mittelständlers. Heute baue ich mit Vaaren KI-Systeme, die ich selbst betreibe. Wo Ihr Betrieb bei KI und Prozessen wirklich steht, zeigt der kostenlose Reife-Check in etwa 7 Minuten.

Quelle der Zahl der Woche: Bitkom-Presseinformation vom 15.09.2025 (Befragung KW 27 bis 32/2025, n=604, Unternehmen ab 20 Beschäftigten), am Erscheinungstag gegen die Primärquelle geprüft.